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Organização do Diretório do Departamento Pessoal - POP

Objetivo:

Estabelecer a estrutura de organização dos arquivos e diretórios digitais do Departamento Pessoal (DP) para garantir segurança, padronização, facilidade de acesso às informações e conformidade legal.

Responsáveis:

Todo o time de DP deve seguir este procedimento. A responsabilidade pela manutenção e atualização da estrutura é do(a) coordenador(a) do setor.

Estrutura Padrão de Diretórios

01_Colaboradores

Armazena todos os documentos relacionados aos colaboradores, organizados por status:

01_Colaboradores
├── Ativos
│   └── Nome_Sobrenome
│       ├── 01_Admissão
│       ├── 02_Contrato_e_Termos
│       ├── 03_Documentação_Pessoal
│       ├── 04_Férias
│       ├── 05_Atestados_Médicos
│       ├── 06_Advertências
│       └── 07_Rescisão
├── Desligados
    └── Nome_Sobrenome (estrutura idêntica, movida após desligamento)
02_Folha_de_Pagamento

Arquivos relacionados aos pagamentos mensais, encargos e obrigações legais:

02_Folha_de_Pagamento
├── Recibos de Salário
│   └── Ano_Mês
├── INSS _ FGTS
│   └── Ano_Mês
├── RAIS _ DIRF
└── 13º Salário
    └── Ano
03_Benefícios

Documentação de controle e gestão de benefícios oferecidos aos colaboradores:

03_Benefícios
├── Vale Transporte
├── Vale Refeição _ Alimentação
├── Convênios
└── Outros Benefícios
04_Ponto_e_Jornada

Controle de jornada e ponto dos colaboradores:

04_Ponto_e_Jornada
├── Cartões de Ponto
├── Escalas e Horários
└── Banco de Horas
05_Recrutamento_e_Seleção

Registros dos processos de admissão:

05_Recrutamento_e_Seleção
├── Currículos
├── Processos Seletivos
└── Entrevistas e Avaliações
06_Treinamentos_e_Desenvolvimento

Registros de capacitações e avaliações de desempenho:

06_Treinamentos_e_Desenvolvimento
├── Programas de Treinamento
├── Certificados
└── Avaliações de Desempenho
07_Normas_e_Políticas

Repositório de documentos institucionais:

07_Normas_e_Políticas
├── Regulamento Interno
├── Código de Conduta
└── Termos de Ciência
08_Comunicados_e_Memorandos

Registros de comunicações internas:

08_Comunicados_e_Memorandos
├── Internos
└── Assinados
09_Obrigações_Anuais

Arquivos relacionados a entregas legais anuais:

09_Obrigações_Anuais
├── RAIS
├── DIRF
├── CAGED
└── eSocial

Instruções Gerais:

  • Nomeie todos os arquivos com padrão: Ano-Mes-Dia_Descricao.pdf

  • Evite salvar arquivos em locais temporários. Tudo deve estar centralizado.

  • Movimente o diretório do colaborador de "Ativos" para "Desligados" quando houver encerramento do vínculo.

  • Realize revisões semestrais para limpeza e atualização de documentos.

Revisão deste POP:
Este documento deve ser revisado anualmente ou sempre que houver mudanças relevantes na estrutura organizacional ou nos procedimentos legais.

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